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BLOG / Gestión y viajes de empresa

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS EN EMPRESAS

Pensando en buscar un sistema de control de gastos

Cuando el entender general nos dice que “esto hay que controlarlo”, a continuación nos viene a todos a la cabeza la pregunta, ¿cómo?

Gracias a los ERP´s ya se contempla esa gestión, si bien hay detalles conceptuales que conviene tener en cuenta también para cualquier empresa, tenga o no instalado ese software:

1.- Centralizar las compras, es decir, intentar que no existan una multiplicidad de CIFs en contabilidad provenientes de notas de gastos. ¡Ya saben los contables la cantidad de tiempo que pierden con la introducción de datos!

2.-La pérdida de tiempo es el detalle conceptual fundamental ya que es el más costoso para la empresa y el fallo más generalizado: No debe de hacer nadie nada que no sea propio de lo que produce la empresa. Pues a pesar de que muchas empresas presumen de ello, resulta que pierden horas y horas en gestionar servicios de los empleados, notas de caja, buscar vuelos u hoteles en internet, pierden el tiempo dándose de alta en multitud de servicios de viaje enredándose en mmultitud de correos y comprobaciones que no llevan a ningún sitio.ERP SOFTWARE GESTION

3.- Tener una política clara de compras, es decir, poner los topes y que sean coherentes. De nada sirve poner límites de precio en las compras que tienen precios muy dispersos como por ejemplo un billete de avión.  Resulta más inteligente premiar a los que se sacrifican viajando peor (Peores horarios de vuelos, más escalas, bajo coste, aeropuertos alejados, etc.) ya que, por un lado son un referente para los demás viajeros, está realizando un ahorro a la empresa y es una decisión personal del propio viajero, sin imposiciones de la empresa.

4.- Tener un plan ya aprobado implica no perder el tiempo en discusiones y en confrontaciones. Los procesos que son claros, aunque no sean perfectos, reducen errores y costes de gestión. ¡Cuántas veces se fabrican conflictos estériles cuando alguien ve una brecha en las normas!

5.- De la misma forma que ahorramos en discusiones dialécticas, ahorramos en el tiempo de las dudas contables. Si no hay dudas, el resultado de las liquidaciones tributarias es correcto y no presentan problemas. Es eso de minimizar los esfuerzos y maximizar el resultado.

El cómo controlarlo

Además de controlar los conceptos, también es importante controlar el software y los dispositivos que pueden ser los más convenientes para cada caso.

Hay varios tipos y modalidades de software, algunos mencionados como ERP´s y otros que tienen ventajas importantes porque están basados en dispositivos móviles que permiten sacar fotografías de los recibos con el mismo valor que los documentos oficiales.

Es fundamental calcular para cada empresa la cantidad de tickets, el importe de esas cantidades que se gastan en tickets y el IVA que hay que gestionar. Si la cantidad es alta, quizás las aplicaciones móviles del tipo CAPTIO (https://www.captio.net/que-es-captio) o similares, pueden ser de gran ayuda. No obstante, siguiendo la premisa principal de que lo más costoso es perder el tiempo en algo que no tiene que ver con la actividad principal de la empresa, hay que verificar que, la pérdida de tiempo en estudiar el producto, comprobar que resulta rentable, ver que funciona según prometen (¿de verdad que lee todos los tickets?), estudiar la mejor opción de contrato, enseñar e implicar a los demás y estar preparado para un montón de dudas y peros que llegarán después.., merezcan la pena.

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GASTOS DE VIAJE: NOTAS DE GASTOS Y SUPLIDOS

Gestión de gastos de viaje, de las notas de gastos y de los suplidos

Por coherencia, las empresas que no tienen apenas gastos de viaje, no deberían siquiera leer este comentario y tampoco las grandes empresas que tendrán incorporado en su sistema de gestión o ERP dichos gastos.

Este comentario es válido para empresas pequeñas o medianas con muchos viajeros de poco importe o con pocos viajeros de mucho importe que, aunque parece lo mismo, es totalmente opuesto en términos de gestión:

La existencia de muchos viajeros o “gastadores” de empresa supone para la empresa dotar de un continuo flujo de recursos económicos además de recursos humanos y tecnológicos para gestionarlo correctamente. Sin embargo, tener una empresa con pocos viajeros o “gastadores” permite que dichos gastos puedan ser gestionados de forma más intuitiva y efectiva como gastos correspondientes a centros de coste generales o adscritos a departamentos o proyectos concretos.

¿Qué son las notas de gastos?

Son notas o anotaciones que implican un gasto realizado por un empleado de la empresa en el ejercicio de su trabajo y por tanto imputable a la empresa.GASTOS SUPLIDOS CONTABILIDAD

Forman parte de las notas de gastos los denominados gastos de viaje que, dependiendo de la empresa, pueden tener diferentes conceptos y limitaciones en lo que se llaman “dietas o viáticos” que es un «concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.»

Su importancia radica en que inciden en la contabilidad y en la tributación que realiza la empresa y en muchos casos implican un abono a los empleados que adelantaron gastos o una liquidación por los mismos.

Hay convenios por sector o empresa que determinan en cada caso la relación de dietas y compensaciones, siempre que no sea la propia empresa la que paga la totalidad de esos gastos o una parte de ellos. En cada convenio se suele regular detalladamente cada caso.

¿Qué son los suplidos?

Son los gastos que se incurren en nombre de un cliente, por ejemplo, el pago de un mensajero para un envío o un seguro que se repercute en la factura como resarcimiento de haber adelantado ese gasto que es en nombre y beneficio de un tercero.

Determinar si un pago realizado es un suplido o si, por el contrario, tiene la naturaleza de gasto para la empresa, conlleva un tratamiento específico tanto desde el punto de vista fiscal como contable.

No debe CONFUNDIRSE a los suplidos con notas de gastos ya que hay que asignarlos en la factura al cliente como suplido (sin aplicar ni IVA ni retención) y en realidad la factura que cause ese suplido debe de estar a nombre del cliente y no al de la empresa.

Como corolario, cada empresa debe saber medir la importancia que debe darle a esta gestión de gastos y en su caso debe ver si hay que introducir alguna política de viaje o gestión de forma interna para obtener economías, sobre todo si se observa que tiene peso económico en la actividad de la empresa o tiene una importancia estratégica.

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Formula 2 , diseñada para empresas colaborativas que más ganan

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Qué ofrece La Fórmula 2 a las empresas colaborativas


1) Contar gratuitamente con un profesional de una agencia de viajes que pone sus conocimientos y herramientas a disposición de empresas de economía colaborativa para la gestión puntual de unas reservas o proyectos de viajes que supongan una logística complicada o un  importante gasto que se desee controlar.

 

2) Realizar un diagnóstico sobre el sistema de gestión de viajes de su empresa (sus auto-reservas) y localiza las áreas de mejora con la administración de las  “píldoras de conocimiento” más adecuadas para optimizar el proceso de la gestión de viajes interna.

 

3) Asesora de forma neutral sobre la utilización de aplicaciones para la autogestión  de reservas (módulos de gestión y control profesional) como puede ser Amadeus Selling Platform u otras.


Condiciones que deben de cumplir las empresas para beneficiarse (sin coste alguno):

  • Las empresas deben de auto-reservar sus viajes a través de páginas web desde diversos dispositivos, o aunque no lo hagan ahora, tienen pensado hacerlo en el futuro.
  • Deben ser empresas pertenecientes al mercado de las economías colaborativas.
  • Deben cumplimentar los responsables de los viajes de la empresa (Travel Manager) una encuesta que sirva para realizar un diagnóstico de las necesidades de la empresa en la gestión de viajes.
  • Deben de comprometerse a realizar reservas con nuestros códigos para que nuestra agencia pueda financiar este tipo de servicios.

Todos obtenemos ventajas:

  • La empresa obtiene un servicio profesional, neutral y gratuito que va a permitir mejorar los procesos de gestión de los viajes, las reservas, la trazabilidad del gasto y la creación de normas o políticas que mejoren acuerdos, reduzcan gastos o trabajo.
  • El o la Travel Manager obtiene una serie de conocimientos prácticos para desarrollar su tarea mediante un cuadro de mandos a medida en el que se incorporan las herramientas más útiles para realizar el trabajo de reserva.
  • También se ayuda a crear una estructura de información y de gestión que haga más fácil las tareas, sobre todo la de los cambios y la de la comodidad de los viajeros.
  • Nuestra agencia de viajes consigue pequeñas comisiones de alguna de las reservas que hace la empresa colaboradora y sin ningún coste adicional para ella.

 

 

 ¿Su empresa no es colaborativa pero auto-reserva sus viajes y a veces necesita ayuda?:

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Con Fórmula 2 Premium está cubierto por 25 Euros/mes.


Para las empresas que quieran tener una continuidad en el asesoramiento de la agencia de viajes, pero sigan deseando mantener la autogestión de sus reservas, pueden contratar ahora La Fórmula 2 Premium que les permite un asesoramiento continuo  y además la gestión de  hasta 10 transacciones gratuitas al mes a través de la agencia de viajes, reservas que por complejidad o falta de seguridad prefiera una intermediación de la agencia.

Si el número de reservas es superior, podrá pasarse a la Fórmula 1  con costes del 3% por intermediación . Para obtener el servicio Premium la empresa contratará 25 Euros por cada mes (IVA incluído), teniendo la bonificación de 20 euros durante el primer mes.

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Solicite información sobre su Fórmula 2

 

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Formula 1, una relación que puede durar toda la vida

La Fórmula 1

La fórmula más inteligente para ir siempre por delante.

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Nuestra Formula 1, es un sistema de intermediación de gastos de viajes a la medida de cada empresa, teniendo en cuenta que cada empresa por su tamaño, estructura, productos y cultura tiene unas necesidades concretas y distintas de otras.

Si su empresa debe funcionar al máximo en determinados momentos, o tiene que buscar la fiabilidad en determinadas áreas, no puede pensar en soluciones momentáneas o en reducir recursos en el control de la gestión de los viajes.

Subcontratar a una agencia de viajes profesional, le asegura preservar todo el potencial de la empresa para sus propios objetivos.

Permita que una persona interna de la empresa se responsabilice de la labor de los viajes (Travel manager) siendo Travelpyme la que le transfiera todo su saber hacer.

 

Qué incluye la FORMULA 1 de Travelpyme:

Son 3 Módulos que contienen una estructura racional e intuitiva de trabajo con los siguientes títulos:

2     3    1  

 

Módulo de Análisis del Gasto:

1.-Realizamos un análisis profesional del gasto de viajes de la empresa desde el origen de la necesidad al final del viaje ( trazabilidad del gasto).

2.- Elegimos unas herramientas TICs para que empresa y los viajeros tengan mejor información, más control del gasto y facilidad para la administración.

3.- Creamos un sistema de alertas de nuevas ofertas u alternativas por cambios en el mercado o por necesidades de la empresa que impliquen una mejora de costes.


Módulo de Gestión con Proveedores:

1.- Revisamos y actualizamos (cada año) los acuerdos con proveedores ya firmados con la empresa por la Travel Manager.

2.-Proponemos alternativas de gasto con nuevos proveedores, nuevas ofertas y planes que puedan aparecer en el mercado.

3.-Gestionamos aquello que nos ofrecen los proveedores, los premios, incentivos, upgradings, reducción de tarifas, ampliación de servicios gratuitos, reclamaciones, etc.

4.-Informamos de las ventajas o mejoras conseguidas con determinados proveedores para beneficio de los viajeros u empresa.


Módulo de Gestión de las reservas:

1.- Travelpyme recoge los datos del histórico de viajes, viajeros, destinos, proveedores utilizados, tarjetas de fidelización de empresa, de viajeros, acuerdos contractuales, formas de pago, necesidades de los viajeros, etc. con la finalidad de crear un cuadro de mandos de la empresa.

2.- Travelpyme analiza la normativa o política de viajes de la empresa para su actualización y/o aprobación adecuándola a la normativa para obtener una mejor productividad de la administración y de la contabilidad (Por ejemplo asignación a centros de coste o a proyectos)

3.-Se regulan las áreas de decisión (autorización) del Travel manager y de Travelpyme para la gestión de las solicitudes y modificaciones de reservas que se salgan fuera de las normas.

4.- Se sistematizan las labores de la gestión de los viajes con la Travel Manager: documentos, autorizaciones, firmas, etc, que faciliten el control y el estado de cada reserva de cada viajero en cualquier momento.

5.- Se elaboran indicadores KPIs buscando ratios donde medir la consecución de objetivos estratégicos. Los indicadores medirán porcentajes de gasto en relación a las principales categorías que la empresa priorice como el gasto con proveedores (por ejemplo el % de gasto realizado con proveedores con un acuerdo firmado), las políticas de viaje, la seguridad, la responsabilidad social Corporativa, etc.


Costes de intermediación:

Son los costes que cobra Travelpyme por integrar los tres módulos en su empresa y por la llevanza diaria de los viajes de su empresa.

Estos costes realmente no lo son ya que el proceso de racionalización y control mejora a cualquier otro sistema que no repare en ello.

La idea es tener un efecto neutro, es decir que no tenga mayor impacto por nuestra intermediación dado que mejoramos los procesos de reserva y la productividad de su empresa. Seguramente conocerá pequeñas organizaciones de personas con las que se siente muy a gusto trabajando, son rápidas, diligentes, profesionales, tanto es así que sabe que otra empresa que tenga un precio inferior no va a darle el mismo valor real y por tanto no va a cambiar.

Por eso decimos que la Formula 1 es una relación que puede durar toda la vida, porque además de poder comprobar rápidamente la potencia del valor que ofrecemos, su beneficio podrá mantenerse de forma casi indefinida.


Tarifas por intermediación: 3% de la facturación total.

Haciendo referencia al filósofo William Pepperell Montague, lo que no se puede medir no existe y por ello el aspecto económico suele ser fundamental para estudiar una contratación.

Le aseguramos que nuestras tarifas nunca superarán más del 3% de la factura total anual de sus viajes y se lo aseguramos por escrito, de tal forma que si se excediera se abonará el 1 de enero de cada año todo el importe superior a ese porcentaje del 3% cobrado.

No encontrará una propuesta de tanto valor a un coste tan bajo. Ponga a prueba la Fórmula 1 de Travelpyme, clique para que nos pongamos en contacto con usted:

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Haga clic en su Fórmula 1

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Crisis, internet y agencias de viajes

¿Qué ha pasado con las agencias de viajes tras la crisis y la aparición de internet?

Las agencias de viajes empiezan a levantarse tras unos duros años de crisis económica y crisis del modelo de negocio. La mayoría de los pronosticadores del futuro de las agencias de viaje adivinaron el cisma del sector entre las agencias “físicas” y las agencias “online”. También acertaron con que las “online” podían pasar un período dulce de crecimiento sostenido frente a las tradicionales y lo que ya no ha quedado claro es el trozo de pastel que finalmente se quedará cada una de las partes.

Las últimas estadísticas  de este año 2016 ya hablan de estabilidad de las cuotas de mercado y de mayor crecimiento de las agencias tradicionales. Pero lo importante es saber analizar cual es el modelo que nos deja con datos objetivos y con la opinión de los profesionales del turismo una vez que los cambios de la digitalización ya se han manifestado en el mercado:

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Servicios que compiten en la red

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