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GASTOS DE VIAJE: NOTAS DE GASTOS Y SUPLIDOS

Gestión de gastos de viaje, de las notas de gastos y de los suplidos

Por coherencia, las empresas que no tienen apenas gastos de viaje, no deberían siquiera leer este comentario y tampoco las grandes empresas que tendrán incorporado en su sistema de gestión o ERP dichos gastos.

Este comentario es válido para empresas pequeñas o medianas con muchos viajeros de poco importe o con pocos viajeros de mucho importe que, aunque parece lo mismo, es totalmente opuesto en términos de gestión:

La existencia de muchos viajeros o “gastadores” de empresa supone para la empresa dotar de un continuo flujo de recursos económicos además de recursos humanos y tecnológicos para gestionarlo correctamente. Sin embargo, tener una empresa con pocos viajeros o “gastadores” permite que dichos gastos puedan ser gestionados de forma más intuitiva y efectiva como gastos correspondientes a centros de coste generales o adscritos a departamentos o proyectos concretos.

¿Qué son las notas de gastos?

Son notas o anotaciones que implican un gasto realizado por un empleado de la empresa en el ejercicio de su trabajo y por tanto imputable a la empresa.GASTOS SUPLIDOS CONTABILIDAD

Forman parte de las notas de gastos los denominados gastos de viaje que, dependiendo de la empresa, pueden tener diferentes conceptos y limitaciones en lo que se llaman “dietas o viáticos” que es un «concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.»

Su importancia radica en que inciden en la contabilidad y en la tributación que realiza la empresa y en muchos casos implican un abono a los empleados que adelantaron gastos o una liquidación por los mismos.

Hay convenios por sector o empresa que determinan en cada caso la relación de dietas y compensaciones, siempre que no sea la propia empresa la que paga la totalidad de esos gastos o una parte de ellos. En cada convenio se suele regular detalladamente cada caso.

¿Qué son los suplidos?

Son los gastos que se incurren en nombre de un cliente, por ejemplo, el pago de un mensajero para un envío o un seguro que se repercute en la factura como resarcimiento de haber adelantado ese gasto que es en nombre y beneficio de un tercero.

Determinar si un pago realizado es un suplido o si, por el contrario, tiene la naturaleza de gasto para la empresa, conlleva un tratamiento específico tanto desde el punto de vista fiscal como contable.

No debe CONFUNDIRSE a los suplidos con notas de gastos ya que hay que asignarlos en la factura al cliente como suplido (sin aplicar ni IVA ni retención) y en realidad la factura que cause ese suplido debe de estar a nombre del cliente y no al de la empresa.

Como corolario, cada empresa debe saber medir la importancia que debe darle a esta gestión de gastos y en su caso debe ver si hay que introducir alguna política de viaje o gestión de forma interna para obtener economías, sobre todo si se observa que tiene peso económico en la actividad de la empresa o tiene una importancia estratégica.

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El IPEX convoca ayudas para acudir a ferias internacionales en 2018

El IPEX convoca ayudas para acudir a ferias internacionales en 2018 en la feria Vinexpo Hong Kong, en la misión comercial directa a Kuwait y Omán, la feria Sial París, la feria Vinitaly en Verona y en la feria Topwine China en Beijing.

VINEXPO HK 2018

El Instituto de Promoción Exterior de Castilla-La Mancha ha aprobado la convocatoria de subvenciones para participar durante 2018 en la feria Vinexpo Hong Kong, en la misión comercial directa a Kuwait y Omán, la feria Sial París, la feria Vinitaly y en la feria Topwine.
Así figura en las distintas resoluciones publicadas por el Diario Oficial de Castilla-La Mancha este martes, recogidas por Europa Press.

En concreto, en la feria Vinexpo Hong Kong 2018, del 29 al 31 de mayo, las ayudas serán para la participación agrupada de empresas. El importe máximo de la ayuda para el alquiler de espacio y decoración en la feria será de 3.102 euros. El crédito máximo destinado a la financiación de las subvenciones previsto para esta convocatoria asciende a 31.020 euros. El número máximo de beneficiarios para esta convocatoria será de 10 y el plazo de presentación de solicitudes se extenderá hasta el día 15 de febrero.
En el caso de la misión comercial directa a Kuwait y Omán 2018, que se celebrará del 8 al 12 de abril de 2018, se otorgará una ayuda por la participación en la acción del 60% de los gastos justificados en concepto de preparación de agendas (en los dos países) de 720 euros, y por viaje de una persona (hotel y billete de avión) de 1.200 euros.
El importe máximo del crédito destinado a la financiación de las subvenciones previsto para esta convocatoria asciende a 11.520 euros, y el número máximo de beneficiarios para esta convocatoria será de seis, pudiéndose presentar las solicitudes también hasta el día 15 de febrero.SIAL PARIS 2018
Las subvenciones para participar en la feria Sial París 2018, que se celebrará del 21 al 25 de octubre, serán de una ayuda por la participación en la acción del 32% de los gastos justificados, hasta un máximo de 2.304 euros. El importe máximo del crédito destinado a la financiación de las subvenciones previsto para esta convocatoria asciende a 57.600 euros. El número máximo de beneficiarios para esta convocatoria será de 25 y el plazo de presentación de solicitudes se extenderá hasta el día 19 de febrero.
Por su lado, la participación en la feria Vinitaly 2018, que se celebrará del 15 al 18 de abril en Verona (Italia), tendrá una ayuda por la participación en la acción del 40% de los gastos justificados por coste de alquiler de espacio y decoración en la feria de hasta 1.194 euros. El importe máximo del crédito destinado a la financiación de las subvenciones previsto para esta convocatoria asciende a 11.940 euros, por lo que el número máximo de beneficiarios para la convocatoria será de 10. El plazo de presentación de solicitudes se extenderá hasta el día 19 de febrero.

FinalmenteTOPWINE BEIJING 2018, el IPEX convoca subvenciones para participar en la feria Topwine China, que se celebrará del 21 al 23 de mayo en Beijing (China), otorgándose una ayuda por la participación en la acción del 50% de los gastos justificados por el alquiler de espacio y decoración en la feria de hasta 1.940 euros. El importe máximo del crédito destinado a la financiación de las subvenciones previsto para esta convocatoria asciende a 19.400 euros, por lo que serán diez los beneficiarios. El plazo de presentación de solicitudes se extenderá como en las dos anteriores hasta el día 19 de febrero.

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Crisis, internet y agencias de viajes

¿Qué ha pasado con las agencias de viajes tras la crisis y la aparición de internet?

Las agencias de viajes empiezan a levantarse tras unos duros años de crisis económica y crisis del modelo de negocio. La mayoría de los pronosticadores del futuro de las agencias de viaje adivinaron el cisma del sector entre las agencias “físicas” y las agencias “online”. También acertaron con que las “online” podían pasar un período dulce de crecimiento sostenido frente a las tradicionales y lo que ya no ha quedado claro es el trozo de pastel que finalmente se quedará cada una de las partes.

Las últimas estadísticas  de este año 2016 ya hablan de estabilidad de las cuotas de mercado y de mayor crecimiento de las agencias tradicionales. Pero lo importante es saber analizar cual es el modelo que nos deja con datos objetivos y con la opinión de los profesionales del turismo una vez que los cambios de la digitalización ya se han manifestado en el mercado:

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Servicios que compiten en la red

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